Ainsi donc, vous aimeriez tenir une assemblée générale annuelle virtuelle?

Par Nancy Carter, directrice des finances

En 2016, l’équipe de CANARIE a effectué un virage radical en choisissant de tenir son assemblée générale annuelle (AGA) par vidéoconférence. Si la décision a été facile à rendre, son exécution a réclamé considérablement d’efforts de la part des membres de l’équipe, avec pour résultat une excellente AGA. Le succès de l’exercice reposait sur trois critères :

• un plus grand nombre de participants (comparativement à l’assistance dénombrée aux AGA ordinaires);
• l’agrément de l’expérience pour les membres;
• des commentaires favorables dans le sondage suivant l’assemblée.

Sachant que beaucoup des organisations qui sont nos partenaires et intervenants tiennent elles aussi une AGA, nous avons pensé partager avec vous ce que nous avons appris, de manière générale. Par consequent…

Ce qu’il faut savoir

En premier lieu, vous devrez vérifier les règlements de l’organisation ou la législation pertinente pour déterminer s’ils autorisent la tenue d’une AGA virtuelle. Cela fait, il n’y a plus qu’à continuer!

Les préparatifs de notre AGA virtuelle se sont entièrement cristallisés dans le désir de faire vivre une expérience enrichissante et positive à nos membres. C’est pourquoi nous avons étudié chaque aspect de la rencontre sous leur angle.

En d’autres mots, nous avons déterminé ce qui suit.

Ce que nos membres souhaitaient voir sur l’écran de leur ordinateur.

• Tout a été évalué et testé avant le jour J, du formatage des diapositives à l’arrière-plan des conférenciers (ils se tenaient devant des bannières de CANARIE), en passant par l’habillement (pas de tissu à carreaux ni à rayures, qui passent mal à l’écran).

Ce qu’ils devaient savoir.

• Nous avons multiplié les communications détaillées, dès l’avis de convocation, envoyé un mois à l’avance. Nous avons mis le lien de la vidéoconférence bien en évidence sur toute la documentation, fourni des instructions claires au moyen de saisies d’écran et offert un lien permettant d’obtenir un soutien technique le grand jour. Nous avons envoyés des invitations sur calendrier aux membres en guise de rappel. Nous préconisons aussi l’affichage de l’avis de convocation et de la documentation (compte-rendu de l’AGA précédente et états financiers, par exemple) sur une page du site Web. Même après avoir diffusé toutes ces informations d’avance, nous avons passé en revue les procédures au début de l’assemblée proprement dite.

Interaction des membres avec les conférenciers

• Les micros étaient coupés centralement, mais les membres pouvaient facilement activer le leur afin de poser une question. Tout s’est extrêmement bien déroulé, même si une cinquantaine de personnes participaient à l’actvitié.

Méthode de scrutin

• Demander à chaque membre présent « pour » une résolution de voter aurait été aussi laborieux que complexe. Nous avons donc privilégié l’autre mode de scrutin, en ne comptant que les voix de ceux qui étaient « contre ». Nous savions exactement qui était présent et qui avait des procurations. Il était donc facile de calculer les résultats du vote sur telle ou telle résolution. Cette méthode a donné de bons résultats et les commentaires des membres laissent croire qu’ils en ont été satisfaits.

Une technologie sans accrocs

• Comme on s’en doute, cet aspect a causé bien des insomnies aux membres de l’équipe. Le système allait-il faire défaut? Et si le son cafouillait? Ou s’il y avait une panne de courant? Si une alarme d’incendie se déclenchait? Croyez-moi, nous avons imaginé toutes les catastrophes, naturelles ou pas, qui auraient pu perturber la réunion et avons conçu un plan d’urgence pour les surmonter toutes, ou presque. Puisqu’elle était la clé du succès, la plateforme a réclamé la majeure partie du temps que nous avons consacré à planifier et préparer l’événement.

Réfléchir à la technologie

Nous avons testé plusieurs plateformes avant d’en retenir une (Zoom). Dans notre cas, la vidéoconférence plutôt que le webinaire ou une autre solution constituait le meilleur choix. Nous connaissions bien la plateforme pour l’avoir utilisée pendant près de deux ans, ce qui ne signifie pas que nous avons renoncé aux répétitions – nous en avons fait beaucoup et appris quelques leçons en chemin.

La plateforme

• Assurez-vous qu’elle est assez puissante pour accueillir le nombre prévu d’utilisateurs.
• Nous devions diffuser des diapositives en français et en anglais. Pour cela, nous avons recouru à l’application PowerShow.
• N’oubliez pas de désactiver la fonction « annotation » et de verrouiller le mode « partage d’écran ».
• Si vous enregistrez l’AGA, avisez-en les participants et déployez la fonction d’enregistrement localement.
• Faites en sorte que le micro des participants soit coupé à leur arrivée (mais laissez-leur la possibilité de l’activer). Cela réduira ou supprimera les bruits de fond au début de la rencontre.
• Selon le système utilisé, il se peut que le micro des membres qui se joignent à la rencontre avec un téléphone doive être coupé manuellement (vérifiez le système pour établir comment procéder).
• Assurez-vous d’avoir des ordinateurs portables de secours (et des piles de rechange pour les appareils sans fil, par prudence).
• Si vous êtes comme nous et qu’aucune précaution n’est de trop, établissez une connexion redondante avec le réseau.
• Nous avons aussi activé la fonction « bavardage » de Zoom pour que les participants posent leurs questions de cette manière, s’ils le préféraient.

Son et image

• Pour éviter les retours audio, assurez-vous que les haut-parleurs dans la salle de diffusion ne sont PAS branchés directement à la plateforme de vidéoconférence.
• Vérifiez le son une heure avant l’assemblée avec des utilisateurs de l’extérieur.
• Vérifiez l’image une heure avant l’assemblée avec des utilisateurs de l’extérieur.
• Testez la charge imposée au système : demandez à un grand nombre d’utilisateurs de se joindre à la réunion par le son et l’image lors du test.
• Repassez le scénario en entier pendant les essais afin d’y apporter les derniers ajustements, au besoin.

Aménagement des lieux

• Nous avons installé deux moniteurs pour les présentateurs : le premier afin qu’ils puissent se voir comme le feraient les participants, l’autre pour qu’ils suivent les interactions entre les membres et voient le nombre de participants.
• L’AGA s’est déroulée dans une pièce donnant sur l’aire de réception. Pour éviter les distractions, nous avons fermé la porte principale et prié le personnel d’en utiliser une autre.
• Nous avons placé une bannière de CANARIE derrière les conférenciers pour leur servir d’arrière-plan, mais il faut vérifier ce que cela donne pour éviter les reflets et autres distractions visuelles.

Mesures d’urgence

• Incendie : assurez-vous auprès de la conciergerie qu’aucun exercice d’évacuation n’est prévu ce jour-là.
• Préparez un deuxième jeu d’équipement ou aménagez une autre pièce pour parer à toute éventualité.
• Dénichez un animateur de secours et des ordinateurs portables de rechange pour les présentations.
• Testez tous les plans d’urgence!
• Vérifiez le fonctionnement de la connexion redondante au réseau.
• Assurez-vous que les présentateurs sont au courant des mesures d’urgence et sachent ce qu’ils doivent faire si jamais un problème surgit.
• Dressez un plan pour déterminer ce qui se produira si vous n’atteignez pas le quorum ou si des membres abandonnent en pleine réunion.

Soutien

• Assurez-vous d’avoir des employés disposés à prêter main-forte aux membres qui pourraient éprouver des difficultés techniques et indiquez leur comment réagir avec les membres (nous en avons fait l’expérience en cours de route) et communiquer avec les animateurs durant la vidéoconférence.
• Incluez les coordonnées du personnel de soutien dans la documentation remise aux membres avant la rencontre.
• Assurez-vous qu’il y a quelqu’un pour répondre au téléphone une heure avant l’assemblée et tout au long de celle-ci.
• Après avoir examiné tout cela, il vous ne vous restera qu’une chose à faire.

Répéter.

Répéter de nouveau.

En répéter encore.

Nous avons répété l’AGA une vingtaine de fois avant qu’elle ait lieu. Ceci n’est pas une option. La seule façon d’être sûr que l’assemblée virtuelle se déroulera sans anicroche consiste à l’expérimenter pour faire en sorte que tout se déroulera comme prévu. Ce qui veut dire répéter.

Pendant l’assemblée

Le contenu est votre spécialité absolue. Pour l’AGA de CANARIE, nous avons recouru à un scénario très détaillé, signalant clairement le moment où il fallait prendre la parole, et donnant des indications aux présentateurs (par ex. « regardez l’écran »). Pour que les choses ne se bousculent pas à l’approche de la date fatidique, nous avons fait en sorte que les diaporamas soient prêts et aient été approuvés longtemps à l’avance.

Après l’AGA

Étant donné le temps et les efforts consacrés à la préparation de cette première AGA virtuelle, nous voulions prendre quelques minutes avec l’équipe ensuite pour faire le point. Cela nous a donné la chance d’établir ce qui avait bien marché et ce qui était allé de travers. Nous avons documenté le tout afin d’avoir un processus détaillé sur lequel nous appuyer quand viendra l’AGA, l’an prochain.

Nous avons aussi préparé un bref sondage pour les membres qui assistaient à l’assemblée, afin de recueillir rapidement leurs commentaires sur l’expérience.

Fort heureusement, notre AGA s’est révélé un succès, succès confirmé comme suit :

• Plus grand nombre de participants
• Oui! Une hausse de 124 % par rapport à 2015.
• Une expérience agréable pour les membres

Elle l’a été pour 50 participants (incluant les animateurs et les conférenciers), mais pas vraiment pour les deux derniers membres qui ont tenté de se joindre à la réunion. En effet, nous nous sommes rendu compte que le système de vidéoconférence n’accommodait que 50 personnes (zut!). Nous ne commettrons pas deux fois la même erreur. Il en accepte désormais cent.
Commentaires positifs lors du sondage

La réaction était positive au-delà de toute attente. Les membres nous ont remercié d’avoir pu participer à l’assemblée sans avoir à se déplacer et nous ont félicités pour une AGA si bien organisée et rondement menée.

Enfin, nous avons célébré l’événement et veillé à ce que chacun reçoive les éloges qui lui étaient dus (et puisse enfin prendre la nuit de repos méritée)!