Code de conduite des fournisseurs de CANARIE

Respect de la loi

Le fournisseur veillera à ce que sa conduite se conforme aux lois, aux règles et aux règlements du ressort territorial où il opère, pour la totalité de ses activités.

Conflit d’intérêts

Le fournisseur ne tentera pas d’obtenir un avantage inapproprié ou un traitement privilégié grâce aux liens qu’il entretient avec les employés de CANARIE ou des autres relations qu’il pourrait entretenir avec l’organisation. Il n’influera pas non plus sur un employé de CANARIE en l’empêchant de prendre une décision raisonnable, impartiale et objective pour le compte de l’organisation.

Le fournisseur est tenu de signaler toute situation qui semble aller à l’encontre des intérêts de CANARIE ou nuire à ces intérêts d’une façon quelconque. Il devrait également adopter des politiques ou des méthodes claires, applicables à l’ensemble de l’entreprise, sur la gestion des conflits d’intérêts.

Cadeaux et divertissement

Le fournisseur ne pourra offrir des cadeaux ou des occasions de divertissement qui, par leur qualité, leur importance ou leur opportunité, lui permettraient d’obtenir un avantage inapproprié ou un traitement de faveur de la part des employés de CANARIE. La politique de CANARIE concernant les conflits d’intérêts fixe des limites auxquelles ses employés doivent se plier, notamment celle de pas accepter de cadeau d’une valeur supérieure à cent (100) dollars. Le fournisseur signalera ces exigences à ses propres employés qui devront les respecter. Il consignera aussi dans un registre les cadeaux et les activités de divertissement offerts aux employés de CANARIE. Pour plus de clarté, il est interdit d’offrir de l’argent ou son équivalent, des obligations ou des valeurs négociables. Le fournisseur qui répond à un appel d’offres de CANARIE ne peut non plus offrir de cadeau ou d’occasion de divertissement pendant l’appel d’offres en question.

Lutte contre la subornation et la corruption

Le fournisseur ne peut s’engager directement ou indirectement dans des activités susceptibles d’amener CANARIE à enfreindre les lois contre la corruption.

Imposition

Le fournisseur doit se conformer entièrement à ses obligations fiscales dans le ressort territorial où il opère. Il ne peut participer à des activités d’évasion fiscale, ni aider d’autres à entreprendre de telles activités. Plus précisément, CANARIE s’attend à ce que ses fournisseurs aient des contrats, des politiques, des systèmes ou des procédures pour s’assurer que ceux qui agissent en leur nom ou pour leur compte respectent eux aussi ces obligations.

Protection de l’information confidentielle ou pas

Si les fournisseurs qui traitent avec CANARIE prennent connaissance d’informations confidentielles sur l’organisation et ses clients, on s’attend à ce qu’ils aient adopté des politiques et des procédures afin que lesdites informations soient protégées, manipulées et utilisées de la manière appropriée par divers moyens. Les politiques et les procédures en question respecteront les exigences juridiques et réglementaires applicables de manière à correctement empêcher la consultation, l’exploitation ou la divulgation des informations confidentielles.

Protection des données personnelles et de l’information

Le fournisseur se conformera à la politique de CANARIE sur la protection des données personnelles et n’utilisera les informations obtenues dans le cadre de ses relations avec l’organisation que selon les instructions fournies par celle-ci et uniquement aux fins pour lesquelles ces informations lui ont été fournies.

Le fournisseur traitera et conservera l’information de la manière convenue avec CANARIE et aura implanté des politiques et des procédures appropriées afin de protéger les données et les informations de nature personnelle ou confidentielle. Le fournisseur avisera CANARIE sur-le-champ (c’est-à-dire dans la semaine qui suit) tout atteinte réelle ou possible à la sécurité des données personnelles ou à la sécurité informatique, ou la perte de toute information. Par ailleurs, le fournisseur aidera CANARIE à gérer les conséquences attribuables à un tel événement.

Reprise des activités et planification d’urgence

En raison de l’importance des activités de l’organisation ou de la nature des activités auxquelles elle est susceptible de participer, CANARIE s’attend à ce que le fournisseur ait dressé, ait testé et maintiennent des plans qui permettront à ses propres activités de se poursuivre et de reprendre advenant une catastrophe, donc qu’il continue d’assurer une partie de ses services à l’organisation, conformément aux exigences de la réglementation, des ententes contractuelles et des niveaux de service applicables.

Affermage et sous-traitance

Le fournisseur ne peut sous-traiter les services qu’il procure à CANARIE ni entreprendre des activités d’affermage qui auront une incidence directe sur la prestation de ses biens et services à CANARIE à l’insu de l’organisation et sans autorisation écrite de sa part. Lorsqu’une telle autorisation est accordée, il importe que CANARIE sache où seront effectués les travaux, s’il existe une possibilité que les données sur l’organisation ou ses employés traversent la frontière ainsi que l’identité des parties impliquées dans la prestation des services en question.

D’autre part, quand il impartit à d’autres certaines activités se rapportant à CANARIE, le fournisseur est tenu de surveiller les tiers ou les sous-traitants pour s’assurer que les obligations relatives à l’entente et au Code sont respectées. Il devra fournir la preuve d’une telle surveillance, si jamais CANARIE lui en fait la demande.

In addition, where Suppliers are outsourcing certain activities in connection with CANARIE, Suppliers must monitor the outsourcing or subcontracting engagement to ensure compliance with the Suppliers’ contractual obligations and with this Code and provide evidence of such monitoring to CANARIE upon request.

Gestion de l’environnement

Le fournisseur implantera des politiques et des procédures appropriées de gestion qui minimiseront les impacts matériels sur l’environnement. Il est également tenu de respecter toutes les lois relatives à l’environnement. Le fournisseur est encouragé à intégrer la pérennité de l’environnement à ses politiques et à ses pratiques commerciales, de même qu’à établir des objectifs en vue d’atténuer l’impact environnemental de ses activités, de ses produits et de ses services. Enfin, il est encouragé à divulguer en permanence publiquement les progrès qu’il réalise en regard de tels engagements.

Respect et diversité

Le fournisseur maintiendra un lieu de travail où règnent le professionnalisme et le respect de la dignité à laquelle a droit toute personne qui interagit avec ses employés, notamment le respect de la différence relative au sexe, à l’identité de genre, à la race, à la couleur de la peau, à l’âge, à un handicap, à l’orientation sexuelle, à l’origine ethnique et à la religion. Le fournisseur ne tolérera pas le harcèlement, la discrimination, la violence, les représailles ni aucun autre comportement irrespectueux ou inapproprié.

Le fournisseur respectera la dignité de ses propres employés et d’autres personnes. Il épousera les principes de la diversité et maintiendra un climat respectueux au travail. Le site Web de CANARIE donne plus d’informations sur les attentes de l’organisation en matière d’équité, de diversité et d’inclusion.

CANARIE multiplie ses efforts pour recourir à une chaîne d’approvisionnement inclusive. L’organisation s’attend à ce que ses fournisseurs embrassent les pratiques d’achat inclusives qui feront progresser l’égalité des chances pour les entreprises qui appartiennent à des femmes, aux PANDC, aux membres de la communauté LGBT+, à des personnes handicapées, aux personnes invalides en raison du service militaire et aux anciens combattants en promouvant une chaîne d’approvisionnement inclusive et en aplanissant les règles pour les fournisseurs de toute sorte.

Pratiques d’embauche et droits de la personne

Le fournisseur adhèrera aux normes qui s’appliquent à l’emploi, au travail et à la non-discrimination ainsi qu’aux lois qui protègent les droits de la personne. Quand la loi n’interdit pas la discrimination ou tolère des différences dans le traitement d’autrui, CANARIE s’attend à ce que le fournisseur s’engage à respecter les principes de non-discrimination et ne traitera pas injustement les personnes qui affichent leur différence.

CANARIE s’est engagé à mettre en œuvre les mesures énoncées dans ses politiques sur les ressources humaines de manière à assumer les responsabilités qui incombent aux organisations semblables à la sienne eu égard les droits de la personne. L’organisation recourra donc aux moyens nécessaires pour atténuer le risque que de tels droits soient directement bafoués par sa faute.

Le fournisseur devra démontrer ce qui suit sur ses lieux de travail :

• qu’il ne recourt pas au travail forcé ou obligatoire ni au travail effectué par des enfants;
• qu’il interdit la discrimination et le harcèlement;
• que les employés peuvent s’exprimer librement sans crainte de représailles lesquelles, d’ailleurs, seront prohibées;
• que les antécédents de l’employé ont fait l’objet d’un examen approprié et raisonnable en vue de garantir l’intégrité et la moralité du personnel;
• qu’on applique de façon claire et homogène des normes en matière d’emploi qui satisferont ou surpasseront les exigences des lois et de la réglementation.

Droits autochtones

Le fournisseur respectera les droits et les libertés des peuples autochtones. S’il entreprend des activités susceptibles d’empiéter sur ces droits ou les droits acquis par voie de traité, le fournisseur partagera l’information pertinente avec CANARIE, ce qui aidera l’organisation à s’engager de façon ouverte et authentique avec les Autochtones tout en préservant les droits que protège la Constitution.

Santé et sécurité

Le fournisseur procurera un lieu de travail salubre et sûr, et se conformera aux lois pertinentes sur la santé et la sécurité. L’organisation s’attend également à ce que le fournisseur dispense à ses employés des informations et des instructions adéquates sur les questions relatives à la santé et à la sécurité, et leur permette d’assumer leurs responsabilités concernant le maintien d’un lieu de travail sûr et salubre.

Préservation et destruction des données

Le fournisseur conservera et détruira les données de manière sécuritaire, conformément aux critères établis dans l’entente qu’il a ratifiée avec CANARIE et aux exigences de la réglementation locale. Il fournira une confirmation ou la preuve que les données ont bien été supprimées si on lui en fait la demande.

Conservation de l’information

Le fournisseur ne détruira pas les données de CANARIE qui pourraient se rapporter à des procédures judiciaires ou réglementaires en cours ou éventuelles dont il pourrait avoir connaissance ou pour lesquelles il reçoit un avis. Le fournisseur prendra des mesures raisonnables et adoptera les politiques adéquates pour préserver à l’interne les données qui lui permettront de respecter ses obligations à envers CANARIE.

Encryptage

Lors de ses transactions avec l’organisation, le fournisseur protègera l’information de CANARIE à toutes les étapes de son cycle de vie (création/collecte, stockage, usage, transmission, transport, archivage, destruction). S’il le faut, il recourra pour cela à des méthodes d’encryptage adéquates.

Administration des accès

Le fournisseur adoptera des politiques et des procédures pour approuver, octroyer, supprimer, désactiver et vérifier périodiquement l’accès aux informations et aux services de CANARIE afin de garantir un niveau d’accès approprié et de mettre fin sans délai aux accès qu’on juge inutiles.

Surveillance et signalement des entorses

CANARIE se réserve le droit de surveiller la mesure dans laquelle le fournisseur respecte le Code et de vérifier les mesures de contrôle qu’il a mises en place. CANARIE aura le droit de réclamer au fournisseur des informations qui lui permettront d’établir s’il adhère aux principes de son code de conduite.

Quiconque a raison de croire qu’un fournisseur ne respecte pas l’esprit du Code est prié de le signaler au :

Service des risques associés aux fournisseurs de CANARIE

Courriel : [email protected]

Le signalement d’une entorse au Code pourrait donner lieu à une évaluation et à la tenue d’une enquête si CANARIE le juge bon. Ne pas adhérer au Code pourrait placer le fournisseur sous une surveillance plus étroite et engendrer la rupture de ses relations avec l’organisation, conformément à l’entente applicable.