En médecine, où la formation est ultra spécialisée et l’équipement coûte cher, les études sont souvent interétablissements. Malheureusement, l’expérience enrichissante, et parfois indispensable, qui consiste à étudier dans un établissement différent du sien est souvent entravée par la complexité des procédures, par des tracasseries administratives et par des formulaires sans fin.
Bureau de coopération interuniversitaire (BCI)
Des universités au Québec unifiées par le partage des identités
Une coalition d’universités québécoises
Sachant qu’il faut multiplier les possibilités en enseignement supérieur et reconnaissant l’importance de la mobilité pour les étudiants, en 1967, les universités du Québec ont ratifié un protocole qui a donné naissance à ce qui est devenu le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI). Le BCI est une coalition à laquelle les 18 établissements universitaires de la province ont volontairement adhéré et dont la mission consiste à nourrir le dialogue entre les administrateurs de ces universités, à faciliter les délibérations sur les projets conjoints et à favoriser la mise en place des services dont les universités ont besoin pour exceller en enseignement, en recherche et en gestion.
Au service d’une population mobile d’étudiants
u cours de l’année 2016-2017, près de 14 000 étudiants québécois ont suivi un cours dans un autre établissement que le leur. Pour cela, ils avaient dû ouvrir un compte au BCI et redonner des renseignements personnels pourtant déjà fournis à leur propre établissement. Chaque demande devait en outre être validée par les administrateurs.
Le BCI savait que le moment était venu de repenser le processus. Ce besoin s’avérait d’autant plus urgent que les facultés de médecine de la province et leurs étudiants, de plus en plus mobiles, allaient devoir s’inscrire à un système pancanadien conçu par l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC) qui devrait lui-même être harmonisé avec le système du BCI. L’inscription d’un étudiant en transit oblige l’établissement d’attache et l’établissement d’accueil à partager des données indispensables au sujet de l’étudiant, de son programme d’études et du ou des cours qu’il désire suivre. Éviter une duplication des efforts et l’incohérence des informations entre universités n’était pas une mince affaire.
En 2016, 4,500 étudiants québécois
ont suivi un cours dans une autre
institution que la leur
Des services interuniversitaires plus simples
Pour mettre en place le service de gestion fédérée des identités (GFI), le BCI a collaboré avec CANARIE et adhéré à la Fédération canadienne d’accès (FCA). La GFI était exactement ce qu’il fallait pour uniformiser l’accès des étudiants et des facultés à une vaste gamme de services dispensés par une multitude d’établissements. En effet, la GFI permet aux universités de vérifier l’identité des étudiants et des employés de l’établissement et au BCI d’y avoir recours pour simplifier son application en ligne. Grâce à elle, le BCI peut retenir un seul jeu de données par étudiant : celui que gère son université d’attache et qui est officiel et à jour. De cette façon, on évite la saisie manuelle, si souvent sujette à l’erreur, la désynchronisation des données, les informations désuètes et les problèmes de validation qui en découlent.
La gestion fédérée des identités en action
Le nouveau modèle de gestion des demandes étudiantes nécessitait d’importants changements aux processus décisionnels et aux modèles d’affaires reliant les établissements au BCI. Parallèlement, ce dernier devait mettre en place le nouveau modèle rapidement pour gérer les stages en médecine. Conséquence? Les parties ont toutes opté pour un déploiement graduel dont la première phase consisterait à répondre aux besoins des facultés de médecine.
Les étudiants québécois qui souhaitent s’inscrire comme externe dans une autre université d’accueil canadienne peuvent dorénavant recourir au BCI qui, en retour, fait appel au service GFI de CANARIE pour l’aider à gérer les identités. Les étudiants n’ont besoin que des identifiants de connexion à leur université pour autoriser le BCI à récupérer leurs renseignements personnels nécessaires au traitement de leur demande, ce qui leur épargne la tâche fastidieuse d’avoir à les saisir de nouveau, avec les risques d’erreur que cela suppose.
La demande en ligne du BCI, liée au portail national de l’AFMC, utilise les données de l’étudiant pour s’assurer que celui-ci est bien inscrit à l’université d’attache. Par la même occasion, on vérifie que les politiques de l’établissement ont bien été respectées, de même que les conditions de l’entente entre les universités québécoises autorisant le transfert des crédits étudiants. Le service de demande en ligne communique avec l’université d’accueil pour déterminer si l’étudiant concerné peut y suivre des cours, c.-à-d. s’il possède les préalables requis. Enfin, il vérifie si le cours cadre bien dans le programme d’études et si les crédits obtenus s’appliquent à l’obtention du diplôme. Une fois ces étapes franchies avec succès, l’étudiant reçoit un avis lui apprenant que sa demande a été acceptée.
Un bon départ
Même s’il cumulait une vaste expérience dans de nombreux domaines TI, le BCI connaissait peu la gestion fédérée des identités. Avec le concours des universités, il devait créer un service qui s’intégrerait à celui de la Fédération canadienne d’accès (FCA), soit à un système harmonisé de fédérations d’identités qui associe les identifiants d’un étudiant aux données de son profil. CANARIE a aidé les équipes de mise en œuvre du BCI et des universités en leur procurant de la documentation et le soutien général dont elles avaient besoin.
« CANARIE a un processus d’intégration fantastique », s’est exclamée Mme Ginette Lortie, directrice des TI au BCI. « Le personnel de l’organisme est si serviable et son expertise si complète que de travailler avec eux est un véritable plaisir. »
Pour que le service puisse être déployé à la grandeur de la province, les universités ont toutes dû adhérer à la Fédération canadienne d’accès. CANARIE a veillé à ce que les institutions québécoises puissent le faire en guidant et en assistant leurs services TI, de même qu’en présentant aux universités la gamme de services qui exploitent la GFI.
Du potentiel pour les études postsecondaires
Le premier volet du programme est terminé et quatre universités québécoises utilisent désormais la demande en ligne du BCI pour permettre aux étudiants de leur faculté de médecine de s’inscrire aux stages d’autres établissements de leur choix. La phase suivante, qui verra l’intégration des 14 autres établissements universitaires du Québec et les autres domaines d’études, devrait s’achever en 2019.
Mme Lortie est ravie que le BCI ait décidé de travailler avec CANARIE.
« Au lieu d’élaborer une solution individuelle pour résoudre le problème, de nous associer au service GFI de CANARIE nous permet de créer d’autres services partagés avec l’ensemble du réseau universitaire », explique-t-elle.
Le BCI croit qu’on pourrait éventuellement recourir à cette nouvelle technologie pour offrir des services interuniversitaires additionnels et en rehausser d’autres, notamment les transferts de bulletins de notes et les prêts entre bibliothèques.
Puisque la mission du BCI consiste à contribuer à l’amélioration de l’efficacité générale du système universitaire québécois, il serait naturel qu’on propose de nouveaux services à toutes les universités de la province de Québec. Cependant, la recherche et l’enseignement universitaires ne se bornent pas à une province. L’implantation d’un système d’encadrement des identités permettra éventuellement au BCI d’aider les établissements québécois à collaborer avec d’autres universités canadiennes ou étrangères.
« Notre projet avec CANARIE était un excellent investissement », conclut Mme Lortie. « L’accomplissement de notre mission, qui est de favoriser la coopération entre les universités du Québec, s’en trouvera facilitée, et de nombreuses autres possibilités s’ouvriront aussi à nous par la même occasion. »
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